Työnkulut

On mahdollista lähettää automaattisesti sähköpostimalleja vieraille tiettyjä tapahtumia varten luomalla työnkulkuja.
Kohteiden lisääminen työnkulkuun muuttuu, kun nämä sähköpostit lähetetään ajan, majoituksen ja kanavan perusteella.

1. Työnkulun luominen

2. Työnkulun kohteet

– Ajastimet
– Ehdot
- Lähettää sähköpostia

3. Kaikki kuvatut tapahtumat

– Varaus tehty
- Kirjautunut sisään
- Tarkastettu
- Saapumispäivä
- Lähtöpäivä
– Vahvistettu
– Peruutettu
– Lasku luotu
– Yhteystieto luotu
– Maksamaton maksuehto
– Maksu luotu

1. Työnkulun luominen

Jos olet luonut työnkulkuja aiemmin, ne näkyvät täällä. Voit myös luoda uuden työnkulun täällä. Napsauta violettia Lisää työnkulku -painiketta.

Seuraavaksi päätät, mitä varten haluat luoda työnkulun. Alla olevassa kuvassa on esimerkki työnkulusta, joka alkaa varauksen luomisen jälkeen.

Työnkulun avulla voit määrittää suoritettavien toimintojen koko prosessin. Työnkulun "Varaus luotu" avulla voit määrittää koko prosessin, joka tapahtuu, kun varaus tehdään.

Tässä on yhteensä 12 työnkulkutapahtumaa, joista valita:
– Välittömät tapahtumatVaraus luotu, Kirjattu sisään, Kirjattu ulos, Vahvistettu, Peruutettu, Lasku luotu, Yhteystiedot luotu, Maksu luotu.
Näihin tapahtumiin liittyvät sähköpostit lähetetään välittömästi, ellei ajastinta ole asetettu ajoittamaan tapahtumaa myöhempään ajankohtaan.
– Suunnitellut tapahtumat: Saapumispäivä, Lähtöpäivä, Maksamaton maksuehto.
Näihin tapahtumiin liittyvät sähköpostit on suunniteltu lähetettäväksi tiettyinä päivinä. Lisäämällä ajastin on mahdollista ajoittaa ne ennen tai jälkeen tapahtumapäivän.

Kun työnkulku on luotu. Vasemmalla puolella voit siirtää työnkulkua (de)aktivoidaksesi. Oikealla puolella voit muokata tai poistaa työnkulkua.

2. Työnkulun kohteet

Kun olet luonut työnkulun, voit lisätä kohteita työnkulkuun napsauttamalla +-symbolia:

Valittavana on 3 tyyppistä tavaraa:

Ajastimet, ehdot ja Lähetä postia.

Ajastimet
Ajastimen avulla voit ajoittaa sähköpostit eri päivämäärälle sen sijaan, että ne lähetettäisiin välittömästi tai tapahtumapäivänä.

Esimerkiksi ajastimen asettaminen yhdeksi päiväksi tarkoittaa, että sähköposti lähetetään 1 päivää myöhemmin. Varausvahvistus lähetetään normaalisti heti, mutta nyt se on aikataulussa huomenna.

Ajoitetut sähköpostit alkavat lähettää klo 16.00 Keski-Euroopan aikaa ja ajoitettujen sähköpostien määrästä riippuen voi kestää useita tunteja, ennen kuin kaikki sähköpostit käsitellään. Vieraat voivat saada sähköpostin klo 16.00 tai jopa klo 17.30.

ehdot
Tämän avulla voit lähettää sähköposteja tiettyjen majoitusvaihtoehtojen tai kanavien mukaan.

Lähettää sähköpostia

Kun luot sähköpostimalleja, muista, että vain malleja, joissa on sekä aihe- että runkotiedot, lähetetään. Jos oikeaa mallia ei ole saatavilla, mallia ei lähetetä.

Jos oletuskielisähköpostimalli on täytetty oikein, mutta toissijaisen kielen mallista puuttuu tiedot, oletuskielisähköposti lähetetään automaattisesti toissijaisen kielen sijaan.

Kun lähetät sähköpostia, se voidaan lähettää vieraan sähköpostiosoitteeseen tai tiettyyn sähköpostiosoitteeseen.

Valitsemalla "Lähetä vieraalle" sähköposti lähetetään automaattisesti vieraan täyttämään sähköpostiosoitteeseen.

Valitsemalla ”Lähetä sähköpostiosoitteeseen” sähköposti lähetetään aina määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Tämä vaihtoehto on ihanteellinen ilmoitusten lähettämiseen vastaanottoon.

3. Kaikki kuvatut tapahtumat

Koska ajastimen tai ehdon lisäämisellä on sama vaikutus kaikkiin työnkulkuihin, käytämme esimerkkiä "Varaus luotu".

Varaus tehty

Tapahtuma "Varaus luotu" tapahtuu, kun uusi varaus tehdään minkä tahansa kanavan kautta.
– Backoffice-varauksessa tämä tapahtuu sen jälkeen, kun työntekijä napsauttaa "luo varaus".
– Online-varauksessa tämä tapahtuu sen jälkeen, kun vieras hyväksyy ehdot ja napsauttaa "varaa nyt".
– Kolmannen osapuolen kanaville se tapahtuu sen jälkeen, kun uusi varaus on lisätty järjestelmäämme.
Muista, että varauksen tekeminen ei ole riippuvainen maksuista. Jos vieras esimerkiksi tekee varauksen verkossa eikä suorita maksuprosessia loppuun, odottava varaus tehdään silti.

Jos lisäämme "Lähetä sähköposti" -kohteet työnkulkuun, voimme valita mallin, jonka haluamme lähettää.

Nyt kun mihin tahansa majoituspaikkaan tehdään varaus minkä tahansa kanavan kautta, valittu sähköpostimalli lähetetään vieraalle välittömästi. Koska ajastimia tai ehtoja ei ole lisätty:

Jos lisäämme ajastimen 1 päivän viiveelle ja valitsemme saman sähköpostin, nyt se ajoitetaan lähetettäväksi varauksen tekoa seuraavana päivänä.

Ehtojen lisääminen, kuten tiettyjen majoitustilojen tai kanavan valitseminen, muuttaa sitä, mistä tapahtumista sähköpostit lähetetään. Tämä esimerkki näyttää työnkulun, jossa sähköposti ajoitetaan vain, jos varaus on tehty kahdelle tietylle majoitukselle ja vain jos se tehtiin yhden tietyn kanavan kautta.

Kirjautunut sisään

"Sisäänkirjautuminen" -tapahtuma tapahtuu, kun varauksen varaustilaksi muutetaan "Sisäänkirjautunut".

Kuten "Varaus luotu", viiveajastin tai ehto voidaan lisätä muuttumaan, kun sähköposti lähetetään. Tämä työnkulku on ihanteellinen lähettääksesi vieraille mukavan tervetuloviestin sisäänkirjautumisen jälkeen.

Tarkastettu

"Checkedout" -tapahtuma tapahtuu, kun varauksen varaustilaksi muutetaan "Kirjattu ulos".

Kuten "Varaus luotu", viiveajastin tai ehto voidaan lisätä muuttumaan, kun sähköposti lähetetään. Tämä työnkulku sopii ihanteellisesti vieraiden kysymiseen, kuinka heidän oleskelunsa sujui.

Saapumispäivä

"Saapumispäivä" -tapahtuman avulla voit ajoittaa sähköpostin lähettämisen saapumispäivämäärän perusteella.

Ajastimen asettaminen tarkoittaa, että sähköposti lähetetään saapumispäivänä. Toisin kuin "Varaus luotu", tämän tapahtuman avulla voit ajoittaa sähköpostin ennen päivämäärää ja/tai sen jälkeen. Esimerkiksi "Ennen saapumista" -ajastimen asettaminen 7 päiväksi tarkoittaa, että 20.5.2024 saapuva vieras saa sähköpostin 13.5.2024.
Tämä työnkulku on ihanteellinen muistuttamaan vieraita heidän tulevasta lomastaan leirintäalueellasi.

Lähtöpäivä

"Lähtöpäivä" -tapahtuman avulla voit ajoittaa sähköpostin lähettämisen lähtöpäivän perusteella.

Ajastimen asettaminen tarkoittaa, että sähköposti lähetetään lähtöpäivänä. Toisin kuin "Varaus luotu", tämän tapahtuman avulla voit ajoittaa sähköpostin ennen päivämäärää ja/tai sen jälkeen. Esimerkiksi "Ennen lähtöä" -ajastimen asettaminen kahdeksi päiväksi tarkoittaa, että vieras, joka lähtee 20.5.2024, saa sähköpostin 18.5.2024.
Tämä työnkulku on ihanteellinen muistuttamaan vieraita siitä, mitä tehdä lähtöpäivänä.

Vahvistettu

"Vahvistettu" -tapahtuma tapahtuu, kun varauksen varaustilaksi muutetaan "Vahvistettu".

Tila voidaan muuttaa 'vahvistetuksi' manuaalisesti tai automaattisesti, jos haluat vahvistaa varaukset maksun saatuasi.
Kuten "Varaus luotu", viiveajastin tai ehto voidaan lisätä muuttumaan, kun sähköposti lähetetään. Tämä työnkulku on ihanteellinen lähettää vieraille sähköpostin, että heidän varauksensa on vahvistettu.

Peruutettu

"Peruutettu" -tapahtuma tapahtuu, kun varauksen tilaksi muuttuu "Peruutettu".

Kuten "Varaus luotu", viiveajastin tai ehto voidaan lisätä muuttumaan, kun sähköposti lähetetään. Tämä työnkulku sopii mainiosti vieraille ilmoittamiseen, että heidän varauksensa on peruutettu.

Lasku luotu

"Lasku luotu" -tapahtuma tapahtuu, kun uusi lasku luodaan.
Uusi lasku luodaan automaattisesti samaan aikaan kun uusi varaus tehdään tai kun maksu suoritetaan myyntipisteen kautta.
Uuden laskun voi luoda myös manuaalisesti valitsemalla varausnäytöstä "uusi lasku" tai lisäämällä uuden laskun Lasku-valikosta.

Kuten "Varaus luotu", viiveajastin tai ehto voidaan lisätä muuttumaan, kun sähköposti lähetetään. Tämä työnkulku sopii erinomaisesti vieraalle tai vastaanottajalle ilmoittamiseen uuden laskun tiedoista.

Yhteystieto luotu

"Yhteystieto luotu" -tapahtuma tapahtuu, kun uusi yhteystieto luodaan.
Uusi yhteystieto luodaan automaattisesti samalla kun uusi varaus luodaan. Uusi yhteystieto voidaan luoda myös manuaalisesti lisäämällä uusia yhteystietoja Vieras-valikossa.

Kuten "Varaus luotu", viiveajastin tai ehto voidaan lisätä muuttumaan, kun sähköposti lähetetään.

Maksamaton maksuehto

"Maksamaton maksuehto" -tapahtumassa voit ajoittaa sähköpostin lähetyksen maksuajan erääntymisajankohdan perusteella. Maksuehdot määräytyvät majoituskohtaisesti. Ilman ajastinta sähköpostit on ajoitettu lähetettäväksi samana päivänä kuin maksuehdot.

Toisin kuin "Varaus luotu", tämän tapahtuman avulla voit ajoittaa sähköpostin ennen päivämäärää ja/tai sen jälkeen. Esimerkiksi ennen eräpäivää -ajastimen asettaminen 7 päiväksi tarkoittaa, että vieras, jonka maksu erääntyy 20.5.2024, saa sähköpostin 13.5.2024.
Jos maksuehto on täytetty eikä avointa saldoa ole, maksamaton maksuehtotapahtuma ei käynnisty. Kun maksuehtosähköposti on määrä lähettää, järjestelmämme tarkistaa, onko se todella maksamaton. Ja jos saldo on maksettu vähän ennen, sähköpostia ei lähetetä.
Tämä työnkulku on ihanteellinen muistuttamaan vieraita, että heidän on pian maksettava jäljellä oleva saldo. Tai muistuttamaan vieraalle, että hän on myöhästynyt maksuajasta ja hänen pitäisi maksaa loppusumma nyt.

Maksu luotu

"Maksu luotu" -tapahtuma tapahtuu, kun uusi maksu on suoritettu.
Uusi maksu voidaan luoda manuaalisesti lisäämällä maksu varausnäytössä tai myyntipisteessä. Uusia maksuja luodaan automaattisesti, kun vieras maksaa online-varauskanavan tai vierassivun kautta. Ja kun maksu syötetään järjestelmään minkä tahansa muun kanavan kautta,
Uuden laskun voi luoda myös manuaalisesti valitsemalla varausnäytöstä "uusi lasku" tai lisäämällä uuden laskun Lasku-valikosta.

Kuten "Varaus luotu", viiveajastin tai ehto voidaan lisätä muuttumaan, kun sähköposti lähetetään. Tämä työnkulku on ihanteellinen vahvistamaan vieraille, että olet vastaanottanut maksunsa.