Hoe werken annuleringen?

Oorspronkelijk geschreven in het Engels, moeten eventuele vertaalfouten worden gecontroleerd aan de hand van het originele artikel

Annuleringsvoorwaarden

Eerst moeten we verschillende annuleringsvoorwaarden definiëren. Soms wil je een vast annuleringsbedrag in rekening brengen, soms een percentage van het totaalbedrag.

Het beleid kunt u vinden onder de accommodaties -> open accommodatie -> tabblad: Instellingen. U kunt zoveel voorwaarden instellen als u wilt en deze kunnen per accommodatie verschillen.

Annuleringskostenproduct

Ga naar producten en maak een nieuw product aan Annuleringskosten. Deze producten zouden er als volgt uit moeten zien:

Geen prijs nodig – Omdat de annuleringskosten per accommodatie en reservering kunnen verschillen, is het niet nodig om hier een vaste prijs toe te voegen. Wij zullen het negeren. 

0% BTW – In Europa zijn de annuleringskosten in het algemeen vrij van BTW. Bespreek dit echter wel met uw accountant, omdat dit in specifieke landen of regio’s anders kan zijn. Zo ja, verander dan het percentage naar het juiste bedrag.

Annuleer de reservering

Als u een reservering opent, kunt u deze linksboven annuleren. Er is een menu dat u kunt openen. Klik op Annuleren om het annuleringsvenster te openen. Dit ziet er ongeveer zo uit:

Aan de hand van de cijfers leggen wij het scherm uit.

1. Hier kunt u de annuleringsvoorwaarden selecteren die u wilt gebruiken. (Deze kunnen bij de accommodatie worden opgesteld.). Er geldt hier altijd één beleid, namelijk 'Geen annuleringskosten in rekening brengen'. We selecteren automatisch de voorwaarden op basis van de aankomstdatum van de reservering.
2. Hier kunt u van rij wisselen, tussen een percentage (%) en een vaste vergoeding (€). Moeten we een percentage (%) van deze rij in rekening brengen of niet? Soms worden er altijd reserveringskosten berekend. In dit geval kun je ze toevoegen aan de vaste rijen (€), dan berekenen we het rijtotaal in plaats van een percentage (%).
3. U kunt het percentage desgewenst handmatig overschrijven.
4. U kunt het vaste tarief desgewenst handmatig overschrijven.
5. Het totaal van het percentage en de vaste vergoeding. Dit is wat de gast uiteindelijk moet betalen.

Optioneel: Bovenaan het scherm kunt u de annuleringsdatum wijzigen. Dit kan handig zijn als u de reservering op een later tijdstip annuleert dan de gast. Op basis van deze datum actualiseren wij de polisberekening.

Concept- en eindfacturen

Voor het berekenen van de annuleringskosten gebruiken wij altijd de hoofdreserveringsfactuur. Als de hoofdfactuur nog in concept is, zullen wij deze factuur bijwerken met de creditregels en de annuleringskosten. Een geannuleerde factuur ziet er als volgt uit:

Meerdere reserveringen in één keer annuleren

Als u meerdere reserveringen in de lijst selecteert, kunt u deze in bulk annuleren.