Hoe kunnen gastgegevens worden overschreven?

Het is mogelijk om onbedoeld gastgegevens te wijzigen. Hoe dit kan worden voorkomen en opgelost, wordt in het artikel uitgelegd.

Gast-ID's

Elke gast heeft een uniek ID-nummer. We gebruiken dit nummer om de gast te vinden, ongeacht de naam of contactgegevens.
Zelfs als u de gegevens van die gast wijzigt (bijvoorbeeld omdat ze zijn verhuisd of van naam zijn veranderd), blijft het nummer hetzelfde:

Het is ook mogelijk om een gastnummer in te stellen en te wijzigen, maar dat is slechts een nummer om uw gasten gemakkelijker terug te vinden binnen uw administratie. Het gastnummer kan niet worden gewijzigd en is altijd uniek.

E-mailadres als unieke identificatie voor een gast

Wanneer een gast een e-mailadres heeft ingevuld, koppelen we automatisch het gast-ID-nummer aan het e-mailadres. En we werken de gegevens van de gast bij op basis van de gegevens die bij de laatste reservering zijn ingevuld.

Wanneer er een nieuwe reservering wordt gemaakt met een e-mailadres dat al aan een gast-ID is gekoppeld, voegen we de nieuwe reservering toe aan de bestaande gast-ID. Zo zijn alle reserveringen die een gast heeft gemaakt gemakkelijk terug te vinden onder het tabblad 'Reserveringen' van de gastgegevens. Zo weet u precies welke reserveringen de gast in het verleden heeft gehad.

Onbedoelde gevolgen

Als u bij het maken van een backoffice-reservering uw eigen e-mailadres invult, betekent dit dat de reservering wordt gekoppeld aan dezelfde gast-ID die al bestaat voor dat e-mailadres:

Het is dus mogelijk dat u niet-gerelateerde reserveringen aan dezelfde gast-ID toevoegt:

Vervolgens werken we de gegevens van de gasten bij, zodat deze overeenkomen met de meest recente informatie:

Hierdoor worden ook de gastgegevens voor alle reserveringen die aan dezelfde gast zijn gekoppeld, gewijzigd:

Hetzelfde gebeurt als een gast een reservering maakt met een e-mailadres en vervolgens een andere reservering maakt met hetzelfde e-mailadres, maar onder een andere naam. Beide reserveringen bevatten nu de contactgegevens van de laatste reservering.

Hoe kan ik dit oplossen als het eenmaal is gebeurd?

Je moet de hoofdreiziger van de reservering wijzigen. Gelukkig blijven de contactgegevens op de factuur, tenzij iemand de reservering al heeft gewijzigd, de vorige contactgegevens:

En omdat de vorige contactgegevens zijn overschreven, moet u op de knop 'gast zoeken' klikken:

Omdat de gast die u zoekt nog niet bestaat, moet u een nieuwe gast toevoegen en de gegevens van de vorige reservering invullen:

Daarna krijgt de reservering een eigen nieuwe hoofdreiziger, met een eigen gast-ID:

En de nieuwe gast krijgt alleen deze ene reservering gekoppeld aan zijn/haar e-mailadres/ID: