Saldi

Hoe werken balansen?

Saldorekeningen bieden een flexibele manier om verschillende betaalmethoden en valuta's te beheren, met name voor kassa's en kassasystemen (POS). Met dit systeem kunt u transacties, waaronder contante en elektronische betalingen, scheiden en volgen, en zelfs meerdere valuta's verwerken met automatische conversies.

Kernconcepten: Balansrekening vs. Balans

Het is belangrijk om het onderscheid te begrijpen tussen een ‘saldo-rekening’ en een ‘saldo’.

• Saldo rekening: Een saldorekening is de primaire container of categorie voor een specifiek type betalingsstroom. U kunt bijvoorbeeld een saldorekening aanmaken voor 'Persoonlijke betalingen contant' om alle contante transacties te volgen, of een 'Persoonlijke betalingen EC' voor alle elektronische kaartbetalingen. Aan elke saldorekening kunnen in de loop der tijd meerdere saldo's worden gekoppeld.
• Evenwicht: Een saldo vertegenwoordigt een specifiek, tijdgebonden financieel record binnen een saldorekening. Dit is wat u regelmatig (bijvoorbeeld dagelijks, maandelijks of jaarlijks) "opent" en "sluit". Een saldo bevat een overzicht van alle betalingen, opnames en stortingen die plaatsvinden tijdens de actieve periode. Wanneer een saldo wordt "gesloten", wordt er een momentopname gemaakt van de activiteit voor die periode en wordt er een "beginsaldo" voor de volgende periode aangemaakt.

Een nieuwe saldorekening aanmaken

Om een nieuwe balansrekening aan te maken, gebruikt u de interface ‘Saldorekening toevoegen’.

1. Naam: Geef een duidelijke en beschrijvende naam voor de rekening (bijvoorbeeld 'Contant geld in persoon', 'POS-terminal 1', 'Online betalingen').
2. Munteenheid: Selecteer de valuta voor deze rekening.
3. Maak dit standaardsaldo de standaard: Gebruik de schakelaar om dit in te stellen als standaardsaldo-rekening voor betalingen.
4. Automatisch sluiten: U kunt de rekening zo configureren dat het saldo automatisch dagelijks, maandelijks of jaarlijks wordt afgesloten met behulp van de betreffende schakelaars. Deze functie stroomlijnt het afsluitproces en zorgt voor een consistente administratie.

Saldooverzicht

Op de pagina ‘Overzicht saldo’ worden al uw actieve en verwijderde saldo-accounts weergegeven.

• Actieve/verwijderde tabbladen: Schakelen tussen actieve en verwijderde accounts.
• Accountlijst: In de lijst worden alle saldorekeningen weergegeven, inclusief de unieke ID (2, 5, 9, etc.), naam, valuta en de laatste actieve datum.

Het gebruik van balansrekeningen in het POS-systeem

Wanneer u een betaling verwerkt in de camping.care POS, kunt u de juiste saldo-rekening voor de transactie selecteren.

• Keuzelijst saldo-rekening: Gebruik het dropdownmenu ‘Saldorekening’ om de juiste rekening voor de betaling te selecteren.
• Contante betalingen: Bij contante betalingen kunt u via de POS-interface het bedrag invoeren dat de gast heeft betaald. Eventueel wisselgeld wordt dan automatisch berekend.
• Elektronische betalingen (EC/PIN): Bij elektronische betalingen vraagt het systeem u om het betaalproces te starten. U kunt ook het specifieke apparaat selecteren als u meerdere terminals hebt aangesloten.
• Ondersteuning voor meerdere valuta's: Als u een balansrekening selecteert met een andere valuta dan de standaardvaluta van het POS, berekent camping.care automatisch de conversie op basis van de huidige wisselkoers.

Een balans beheren

Wanneer u op een saldorekening op de overzichtspagina klikt, wordt een gedetailleerd overzicht van het huidige saldo geopend.

• Saldogegevens: In het bovenste gedeelte worden de ID, naam en valuta van de saldorekening weergegeven.
• Sluitingsbalans: In dit gedeelte wordt het huidige saldo weergegeven en hebt u de mogelijkheid om het saldo handmatig te sluiten.
  • Type: Geeft het type sluiting aan (bijv. dag, maand, jaar).
  • Evenwicht: Het huidige saldobedrag.
  • Datum: De datum van de sluiting.
• Opnemen/storten: U kunt contante opnames of stortingen handmatig in het saldo registreren.
• Betalingen: In dit gedeelte worden de betalingen samengevat die zijn geregistreerd binnen het huidige actieve saldo. Het totale aantal betalingen en het totale bedrag worden weergegeven.
• Beginsaldo: Onderaan de sectie 'Beginsaldo' worden de details weergegeven van de laatste keer dat het saldo is gesloten, inclusief het saldobedrag en de datum waarop het is aangemaakt. Zo kunt u de dagelijkse start van uw kassa bijhouden.