Arbetsflöden

Det är möjligt att automatiskt skicka e-postmallar till gäster för specifika evenemang, genom att skapa arbetsflöden.
Att lägga till objekt i arbetsflödet kommer att ändras när dessa e-postmeddelanden skickas baserat på tid, boende och kanal.

1. Skapa ett arbetsflöde

2. Arbetsflödesobjekt

– Timers
- Betingelser
- Skicka epost

3. Alla händelser beskrivna

– Reservation skapad
- Incheckad
- Checkat ut
- Ankomstdatum
- Avgångsdatum
- Bekräftad
- Inställt
– Faktura skapad
– Kontakt skapad
– Obetald betalningstid
– Betalning skapad

1. Skapa ett arbetsflöde

Om du har skapat arbetsflöden tidigare kan de ses här. Du kan också skapa ett nytt arbetsflöde här. För att göra det klickar du på den lila knappen "Lägg till arbetsflöde".

Därefter bestämmer du vad du vill skapa ett arbetsflöde för. I bilden nedan är ett exempel på ett arbetsflöde som startar efter att en reservation skapats.

Ett arbetsflöde låter dig definiera hela processen med aktiviteter som utförs. Med arbetsflödet 'Reservering skapad' kan du definiera hela processen som sker när en bokning görs.

Totalt finns här 12 arbetsflödeshändelser att välja mellan:
– Omedelbara händelserReservation skapad, Incheckad, Utcheckad, Bekräftad, Annullerad, Faktura skapad, Kontakt skapad, Betalning skapad.
E-postmeddelanden för dessa händelser kommer att skickas omedelbart, om inte en timer är inställd för att schemalägga det för ett senare datum.
– Schemalagda evenemang: Ankomstdatum, Avresedatum, Obetald betalningstid.
E-postmeddelanden för dessa evenemang är planerade att skickas för deras specifika datum. Genom att lägga till en timer är det möjligt att schemalägga dem före eller efter evenemangsdatumet.

När ett arbetsflöde har skapats. På vänster sida kan du flytta reglaget för att (av)aktivera arbetsflödet. På höger sida kan du redigera eller ta bort arbetsflödet.

2. Arbetsflödesobjekt

När du har skapat ett arbetsflöde kan du lägga till objekt i arbetsflödet genom att klicka på symbolen +:

Det finns 3 typer av föremål att välja mellan:

Timers, Betingelser och Skicka brev.

Timers
Timers låter dig schemalägga e-postmeddelanden för ett annat datum, istället för att skickas ut omedelbart eller på evenemangsdagen.

Om du till exempel ställer in en timer för 1 dag, kommer ett e-postmeddelande att skickas 1 dag senare. En bokningsbekräftelse skulle normalt skickas ut omedelbart, men nu är det schema för imorgon.

Schemalagda e-postmeddelanden kommer att börja skickas ut från 16:00 Central European Time och beroende på mängden schemalagda e-postmeddelanden kan det ta upp till flera timmar innan alla e-postmeddelanden har behandlats. Gästerna kan få ett e-postmeddelande kl. 16.00 eller till och med kl. 17.30.

Betingelser
Detta gör att du kan skicka e-postmeddelanden enligt specifika boenden eller kanaler.

Skicka epost

När du skapar e-postmallar, tänk på att endast mallar med både ämne och kroppsinformation kommer att skickas. Om ingen korrekt mall finns tillgänglig kommer ingen mall att skickas.

Om standardspråkets e-postmall har fyllts i korrekt, men en sekundärspråksmall saknar information, kommer standardspråkets e-post att skickas automatiskt istället för sekundärspråket.

När du skickar ett e-postmeddelande är det möjligt att få det skickat till gästens e-postadress, eller en specifik e-postadress.

Om du väljer "Skicka till gäst" skickas e-postmeddelandet automatiskt till den e-postadress som gästen fyllt i.

Om du väljer "Skicka till e-postadress" skickas alltid e-postmeddelandet till den angivna e-postadressen. Det här alternativet är idealiskt för att få aviseringar skickade till din reception.

3. Alla händelser beskrivna

Eftersom att lägga till en timer eller ett villkor har samma effekt för alla arbetsflöden, använder vi exemplet "Reservation skapad".

Reservation skapad

Händelsen "Reservering skapad" inträffar när en ny bokning görs via valfri kanal.
– För en backoffice-bokning sker detta efter att en anställd klickat på "skapa reservation".
– För en onlinebokning sker detta efter att en gäst accepterat villkoren och klickar på "boka nu".
– För tredje parts kanaler är det efter att ny reservation har lagts in i vårt system.
Kom ihåg att skapa en reservation inte är beroende av betalningar. Till exempel, om en gäst bokar online och sedan inte slutför betalningsprocessen, kommer en väntande reservation fortfarande att göras.

Om vi lägger till objekten "Skicka e-post" i arbetsflödet kan vi välja en mall som vi vill ska skickas.

När nu en reservation skapas för ett boende, via valfri kanal, kommer den valda e-postmallen att skickas till gästen omedelbart. Eftersom inga timers eller villkor har lagts till:

Om vi lägger till en timer för 1 dags fördröjning och väljer samma e-post kommer den nu att skickas dagen efter att bokningen är gjord.

Genom att lägga till villkor, som att välja vissa boenden eller en kanal, ändras för vilka evenemang e-postmeddelanden kommer att skickas. Det här exemplet visar ett arbetsflöde där ett e-postmeddelande endast kommer att schemaläggas om en reservation görs för 2 specifika boenden och endast om den gjordes via 1 specifik kanal.

Incheckad

Händelsen "Checkedin" inträffar när reservationsstatusen för en reservation ändras till "Checked in".

Precis som "Reservation skapad" kan en fördröjningstimer eller ett villkor läggas till för att ändras när ett e-postmeddelande skickas. Detta arbetsflöde är idealiskt för att skicka ett trevligt välkomstmeddelande till gästerna efter att de har checkat in.

Checkat ut

Händelsen "Utcheckad" inträffar när reservationsstatusen för en reservation ändras till "Utcheckad".

Precis som "Reservation skapad" kan en fördröjningstimer eller ett villkor läggas till för att ändras när ett e-postmeddelande skickas. Detta arbetsflöde är idealiskt för att fråga gästerna hur deras vistelse var.

Ankomstdatum

Eventet "Ankomstdatum" låter dig schemalägga ett e-postmeddelande som ska skickas, baserat på ankomstdatum.

Att inte ställa in en timer innebär att ett e-postmeddelande kommer att skickas på ankomstdatumet. Till skillnad från "Reservering skapad" låter denna händelse dig schemalägga ett e-postmeddelande före och/eller efter datumet. Att till exempel ställa in timern "Före ankomst" till 7 dagar innebär att en gäst som anländer den 20-05-24 kommer att få ett e-postmeddelande den 13-05-2024.
Detta arbetsflöde är idealiskt för att påminna en gäst om deras kommande semester på din campingplats.

Avgångsdatum

Eventet "Avgångsdatum" låter dig schemalägga ett e-postmeddelande som ska skickas, baserat på avresedatumet.

Att inte ställa in en timer innebär att ett e-postmeddelande kommer att skickas på avresedatumet. Till skillnad från "Reservering skapad" låter denna händelse dig schemalägga ett e-postmeddelande före och/eller efter datumet. Om du till exempel ställer in timern "Före avresa" till 2 dagar betyder det att en gäst som reser den 20-05-24 får ett e-postmeddelande den 18-05-2024.
Detta arbetsflöde är idealiskt för att påminna en gäst om vad man ska göra på avresedagen.

Bekräftad

Händelsen "Bekräftad" inträffar när reservationsstatusen för en reservation ändras till "Bekräftad".

En status kan ändras till "bekräftad" manuellt eller automatiskt om du vill bekräfta bokningar efter att ha mottagit betalningen.
Precis som "Reservation skapad" kan en fördröjningstimer eller ett villkor läggas till för att ändras när ett e-postmeddelande skickas. Detta arbetsflöde är idealiskt för att skicka ett e-postmeddelande till gäster om att deras bokning har bekräftats.

Inställt

Händelsen "Cancelled" inträffar när reservationsstatusen för en reservation ändras till "Cancelled".

Precis som "Reservation skapad" kan en fördröjningstimer eller ett villkor läggas till för att ändras när ett e-postmeddelande skickas. Detta arbetsflöde är idealiskt för att meddela gäster att deras bokning har avbrutits.

Faktura skapad

Händelsen "Faktura skapad" inträffar när en ny faktura skapas.
En ny faktura skapas automatiskt samtidigt som en ny reservation skapas eller när en betalning tas via Försäljningsstället.
En ny faktura kan också skapas manuellt, genom att välja "ny faktura" i bokningsskärmen eller lägga till en ny faktura i menyn Faktura.

Precis som "Reservation skapad" kan en fördröjningstimer eller ett villkor läggas till för att ändras när ett e-postmeddelande skickas. Detta arbetsflöde är idealiskt för att meddela en gäst eller mottagning informationen på en ny faktura.

Kontakt skapad

Händelsen "Kontakt skapad" inträffar när en ny kontakt skapas.
En ny kontakt skapas automatiskt samtidigt som en ny reservation skapas. En ny kontakt kan också skapas manuellt genom att lägga till nya kontakter i gästmenyn.

Precis som "Reservation skapad" kan en fördröjningstimer eller ett villkor läggas till för att ändras när ett e-postmeddelande skickas.

Obetald betalningstid

Händelsen "Obetald betalningsperiod" låter dig schemalägga ett e-postmeddelande som ska skickas, baserat på när en betalningsfrist förfaller. Betalningsvillkor sätts per boende. Utan en timer är e-postmeddelanden schemalagda att skickas samma datum som betalningsvillkoren.

Till skillnad från "Reservering skapad" låter denna händelse dig schemalägga ett e-postmeddelande före och/eller efter datumet. Om du till exempel ställer in timern "Före förfallodatum" till 7 dagar innebär det att en gäst med betalning förfaller den 20-05-24 kommer att få ett e-postmeddelande den 13-05-2024.
Om en betalningsperiod har uppfyllts och det inte finns något öppet saldo, kommer den obetalda betalningsperioden inte att utlösas. I det ögonblick som ett e-postmeddelande med betalningsvillkor är planerat att skickas, dubbelkollar vårt system om det verkligen är obetalt. Och om saldot har betalats ens kort innan, kommer inget e-postmeddelande att skickas.
Detta arbetsflöde är idealiskt för att påminna en gäst om att de måste betala ett återstående saldo snart. Eller påminna en gäst om att de har missat betalningstiden och bör betala resterande belopp nu.

Betalning skapad

Händelsen "Betalning skapad" inträffar när en ny betalning har gjorts.
En ny betalning kan skapas manuellt genom att lägga till en betalning i bokningsskärmen eller på försäljningsstället. Nya betalningar skapas automatiskt när en gäst betalar via onlinebokningskanalen eller gästsidan. Och när en betalning läggs in i systemet via någon annan kanal,
En ny faktura kan också skapas manuellt, genom att välja "ny faktura" i bokningsskärmen eller lägga till en ny faktura i menyn Faktura.

Precis som "Reservation skapad" kan en fördröjningstimer eller ett villkor läggas till för att ändras när ett e-postmeddelande skickas. Detta arbetsflöde är idealiskt för att bekräfta för gäster att du har fått deras betalning.