Arbejdsgange

Det er muligt automatisk at sende e-mail-skabeloner til gæster til specifikke begivenheder ved at oprette arbejdsgange.
Tilføjelse af elementer til arbejdsgangen ændres, når disse e-mails sendes baseret på tid, indkvartering og kanal.

1. Oprettelse af en arbejdsgang

2. Arbejdsgangspunkter

– Timere
- Betingelser
- Send e-mail

3. Alle begivenheder beskrevet

– Reservation oprettet
- Tjekket ind
- Tjekket ud
- Ankomstdato
- Afgangsdato
– Bekræftet
- Aflyst
– Faktura oprettet
– Kontakt oprettet
– Ubetalt betalingsperiode
– Betaling oprettet

1. Oprettelse af en arbejdsgang

Har du lavet arbejdsgange før, kan de ses her. Du kan også oprette en ny arbejdsgang her. For at gøre det skal du klikke på den lilla knap "Tilføj arbejdsgang".

Dernæst bestemmer du, hvad du vil oprette en arbejdsgang til. På billedet nedenfor er et eksempel på en arbejdsgang, der starter efter en reservation er oprettet.

En arbejdsgang giver dig mulighed for at definere hele processen med aktiviteter, der udføres. Med arbejdsgangen 'Reservation oprettet' kan du definere hele processen, der sker, når en reservation foretages.

Her er i alt 12 workflow-begivenheder at vælge imellem:
– Umiddelbare begivenhederReservation oprettet, tjekket ind, tjekket ud, bekræftet, annulleret, faktura oprettet, kontakt oprettet, betaling oprettet.
E-mails til disse begivenheder vil blive sendt med det samme, medmindre en timer er indstillet til at planlægge det til en senere dato.
– Planlagte begivenheder: Ankomstdato, Afrejsedato, Ubetalt betalingsperiode.
E-mails til disse begivenheder er planlagt til at blive sendt til deres specifikke datoer. Ved at tilføje en timer er det muligt at planlægge dem før eller efter begivenhedsdatoen.

Når en arbejdsgang er oprettet. I venstre side kan du flytte skyderen for at (de)aktivere arbejdsgangen. I højre side kan du redigere eller slette arbejdsgangen.

2. Arbejdsgangspunkter

Når du har oprettet en arbejdsgang, kan du tilføje elementer til arbejdsgangen ved at klikke på +-symbolet:

Der er 3 typer varer at vælge imellem:

Timere, Betingelser og Send mail.

Timere
Timere giver dig mulighed for at planlægge e-mails til en anden dato i stedet for at blive sendt ud med det samme eller på dagen for begivenheden.

For eksempel betyder indstilling af en timer til 1 dag, at der sendes en e-mail 1 dag senere. En reservationsbekræftelse ville normalt blive sendt ud med det samme, men nu vil det være tidsplan for i morgen.

Planlagte e-mails vil begynde at blive sendt ud fra kl. 16:00 centraleuropæisk tid, og afhængigt af antallet af planlagte e-mails kan det tage op til flere timer, før alle e-mails er behandlet. Gæster kunne modtage en e-mail kl. 16.00 eller endda kl. 17.30.

Betingelser
Dette giver dig mulighed for at sende e-mails i henhold til specifikke overnatningssteder eller kanaler.

Send e-mail

Når du opretter e-mailskabeloner, skal du huske på, at der kun sendes skabeloner med både emne- og kropsoplysninger. Hvis der ikke er en ordentlig skabelon tilgængelig, sendes der ingen skabelon.

Hvis standardsprogets e-mailskabelon er udfyldt korrekt, men en sekundærsprogsskabelon mangler oplysninger, vil standardsprogets e-mail automatisk blive sendt i stedet for det sekundære sprog.

Når du sender en e-mail, er det muligt at få den sendt til gæstens e-mail-adresse eller en bestemt e-mail-adresse.

Hvis du vælger "Send til gæst", sendes e-mailen automatisk til den e-mailadresse, som gæsten har udfyldt.

Hvis du vælger "Send til e-mail-adresse", vil e-mailen altid sendes til den angivne e-mailadresse. Denne mulighed er ideel til at få meddelelser sendt til din reception.

3. Alle begivenheder beskrevet

Da tilføjelse af en timer eller betingelse har samme effekt for alle arbejdsgange, bruger vi eksemplet "Reservation oprettet".

Reservation oprettet

Begivenheden "Reservation oprettet" finder sted, når en ny reservation foretages gennem en hvilken som helst kanal.
– For en backoffice booking er dette efter en medarbejder har klikket på "opret reservation".
– For en online reservation sker dette efter, at en gæst har accepteret vilkårene og betingelserne og klikker på "bestil nu".
– For tredjepartskanaler er det efter ny reservation er sat ind i vores system.
Husk at oprettelse af en reservation ikke er afhængig af betalinger. For eksempel, hvis en gæst booker online og derefter ikke fuldfører betalingsprocessen, vil der stadig blive foretaget en afventende reservation.

Hvis vi tilføjer "Send e-mail"-elementerne til arbejdsgangen, kan vi vælge en skabelon, vi ønsker at få tilsendt.

Når der nu oprettes en reservation for en hvilken som helst bolig, gennem en hvilken som helst kanal, vil den valgte e-mail-skabelon blive sendt til gæsten med det samme. Fordi ingen timere eller betingelser er blevet tilføjet:

Hvis vi tilføjer en timer for 1 dags forsinkelse og vælger den samme e-mail, vil den nu være planlagt til at blive sendt dagen efter reservationen er foretaget.

Tilføjelse af betingelser, som f.eks. at vælge bestemte overnatningssteder eller en kanal, ændrer, hvilke begivenheder der sendes e-mails til. Dette eksempel viser en arbejdsgang, hvor en e-mail kun vil blive planlagt, hvis en reservation er foretaget for 2 specifikke overnatningssteder, og kun hvis den er foretaget gennem 1 specifik kanal.

Tjekket ind

Hændelsen "Checkedin" sker, når reservationsstatussen for en reservation ændres til "Checked-in".

Ligesom "Reservation oprettet", kan der tilføjes en forsinkelsestimer eller betingelse for at ændre, når en e-mail sendes. Denne arbejdsgang er ideel til at sende gæster en dejlig velkomstbesked, efter at de har tjekket ind.

Tjekket ud

Hændelsen "Checkout" sker, når reservationsstatussen for en reservation ændres til "Checked-out".

Ligesom "Reservation oprettet", kan der tilføjes en forsinkelsestimer eller betingelse for at ændre, når en e-mail sendes. Denne arbejdsgang er ideel til at spørge gæsterne om, hvordan deres ophold var.

Ankomstdato

Arrangementet "Ankomstdato" giver dig mulighed for at planlægge en e-mail, der skal sendes, baseret på ankomstdatoen.

Ikke at indstille en timer betyder, at en e-mail vil blive planlagt til at blive sendt på ankomstdatoen. I modsætning til "Reservation oprettet", giver denne begivenhed dig mulighed for at planlægge en e-mail før og/eller efter datoen. Indstilling af timeren "Før ankomst" til 7 dage betyder for eksempel, at en gæst, der ankommer den 20-05-24, vil modtage en e-mail den 13-05-2024.
Denne arbejdsgang er ideel til at minde en gæst om deres kommende ferie på din campingplads.

Afgangsdato

Begivenheden "Afrejsedato" giver dig mulighed for at planlægge en e-mail, der skal sendes, baseret på afrejsedatoen.

Ikke at indstille en timer betyder, at en e-mail vil blive planlagt til at blive sendt på afrejsedatoen. I modsætning til "Reservation oprettet", giver denne begivenhed dig mulighed for at planlægge en e-mail før og/eller efter datoen. Indstilling af timeren "Før afgang" til 2 dage betyder for eksempel, at en gæst, der rejser den 20-05-24, vil modtage en e-mail den 18-05-2024.
Denne arbejdsgang er ideel til at minde en gæst om, hvad de skal gøre på afrejsedagen.

Bekræftet

Hændelsen "Bekræftet" sker, når reservationsstatussen for en reservation ændres til "Bekræftet".

En status kan ændres til 'bekræftet' manuelt, eller automatisk, hvis du ønsker at bekræfte reservationer efter at have modtaget betaling.
Ligesom "Reservation oprettet", kan der tilføjes en forsinkelsestimer eller betingelse for at ændre, når en e-mail sendes. Denne arbejdsgang er ideel til at sende gæster en e-mail om, at deres reservation er blevet bekræftet.

Aflyst

Hændelsen "Annulleret" sker, når reservationsstatussen for en reservation ændres til "Annulleret".

Ligesom "Reservation oprettet", kan der tilføjes en forsinkelsestimer eller betingelse for at ændre, når en e-mail sendes. Denne arbejdsgang er ideel til at informere gæster om, at deres reservation er blevet annulleret.

Faktura oprettet

Hændelsen "Faktura oprettet" sker, når en ny faktura oprettes.
Der oprettes automatisk en ny faktura samtidig med, at der oprettes en ny reservation, eller når en betaling foretages gennem salgsstedet.
En ny faktura kan også oprettes manuelt, ved at vælge "ny faktura" i reservationsskærmen eller tilføje en ny faktura i menuen Faktura.

Ligesom "Reservation oprettet", kan der tilføjes en forsinkelsestimer eller betingelse for at ændre, når en e-mail sendes. Denne arbejdsgang er ideel til at give en gæst eller modtagelse besked om oplysningerne på en ny faktura.

Kontakt oprettet

Hændelsen "Kontakt oprettet" sker, når en ny kontakt er oprettet.
En ny kontakt oprettes automatisk samtidig med, at en ny reservation oprettes. En ny kontakt kan også oprettes manuelt ved at tilføje nye kontaktpersoner i gæstemenuen.

Ligesom "Reservation oprettet", kan der tilføjes en forsinkelsestimer eller betingelse for at ændre, når en e-mail sendes.

Ubetalt betalingsperiode

Hændelsen "Ubetalt betalingsperiode" giver dig mulighed for at planlægge en e-mail, der skal sendes, baseret på hvornår en betalingsperiode forfalder. Betalingsbetingelser er fastsat per bolig. Uden en timer er e-mails planlagt til at blive sendt på samme dato som betalingsbetingelserne.

I modsætning til "Reservation oprettet", giver denne begivenhed dig mulighed for at planlægge en e-mail før og/eller efter datoen. For eksempel, hvis timeren "Før forfaldsdato" indstilles til 7 dage, betyder det, at en gæst med betaling forfalden 20-05-24 vil modtage en e-mail den 13-05-2024.
Hvis en betalingsbetingelse er blevet opfyldt, og der ikke er nogen åben saldo, udløses hændelsen for ubetalte betalingsbetingelser ikke. I det øjeblik en e-mail med betalingsbetingelser er planlagt til at blive sendt, dobbelttjekker vores system, om den faktisk er ubetalt. Og hvis restbeløbet er blevet betalt endnu kort tid før, vil der ikke blive sendt nogen e-mail.
Denne arbejdsgang er ideel til at minde en gæst om, at de snart skal betale en resterende saldo. Eller minde en gæst om, at de har overset betalingsterminen og skal betale restbeløbet nu.

Betaling oprettet

Hændelsen "Betaling oprettet" sker, når en ny betaling er foretaget.
En ny betaling kan oprettes manuelt ved at tilføje en betaling i reservationsskærmen eller i salgsstedet. Nye betalinger oprettes automatisk, når en gæst betaler via online bookingkanalen eller gæstesiden. Og når en betaling indtastes i systemet via en hvilken som helst anden kanal,
En ny faktura kan også oprettes manuelt, ved at vælge "ny faktura" i reservationsskærmen eller tilføje en ny faktura i menuen Faktura.

Ligesom "Reservation oprettet", kan der tilføjes en forsinkelsestimer eller betingelse for at ændre, når en e-mail sendes. Denne arbejdsgang er ideel til at bekræfte over for gæster, at du har modtaget deres betaling.